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Gestione documentale in azienda, 5 consigli utili

Qualsiasi azienda, pubblica e privata, ha il compito di gestire la propria documentazione e scambiare i dati al momento opportuno. Ogni informazione inerente all’azienda deve essere raccolta, ordinata, catalogata e conservata. Le aziende che più riescono a tenere sotto controllo l’entrata e fuoriuscita di dati possiedono una marcia in più; oggi, quindi, la GED (Gestione Elettronica Documentale) è diventata una necessità per tutte quelle aziende che devono gestire una quantità di dati non indifferente.

Gestione documentale: ecco di che cosa si tratta

La definizione di gestione documentale viene offerta dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) spiegando che questo procedimento assicura la corretta amministrazione di tutta la documentazione, a partire da quando viene prodotta sino al momento della conservazione. Un esempio di documenti che vengono prodotti e che per legge ogni azienda deve conservare sono, ad esempio, le fatture oppure i contratti stipulati con altri soggetti.

Tutta la documentazione prodotta ha un ciclo di vita proprio, quindi è opportuno che essa venga conservata nella maniera più corretta. La gestione documentale, dunque, assolve tre funzioni fondamentali: la prima di creazione, poi di condivisione ed infine di conservazione della stessa.

Perché conviene la gestione elettronica documentale

Le aziende che utilizzano questo tipo di procedimento possono usufruire di diversi vantaggi che possiamo riassumere in 5 punti:

  • diminuzione dei costi di gestione: chi gestisce in maniera corretta la propria documentazione riduce notevolmente i costi che deve sostenere perché semplifica ed ottimizza il flusso di lavoro interno dell’azienda. Così facendo riesce ad evitare eventuali sprechi di denaro causate da un’inadeguata gestione;
  • inalterabilità della documentazione: qualsiasi tipologia di documento deve necessariamente essere autentico. Talvolta può capitare che, con il tempo, certa documentazione subisca una modifica; con la gestione elettronica documentale questo non accade;
  • utilizzabilità dei documenti: quello che più serve ad una azienda è la disponibilità immediata della documentazione. Grazie ai sistemi di backup e alla digitalizzazione dei documenti ogni ente può avere a disposizione tutti i file di cui necessita per svolgere il proprio lavoro;
  • risparmio economico: si tratta di un aspetto non trascurabile, soprattutto per quanto riguarda le grandi aziende. Digitalizzando ogni singolo documento ogni utente non ha più bisogno di avere una copia fisica, dunque, riducendo (se non azzerando quasi) la quantità di carta necessaria per la creazione dei documenti, i costi si abbattono;
  • recupero degli spazi: certe aziende, per poter conservare tutta la documentazione, necessitavano di grandi spazi da destinare all’archivio. Oggi, grazie ai database e server si potrà dire addio a scaffali e faldoni.

È bene precisare che la gestione elettronica dei documenti non comprende solo la documentazione digitale; infatti, all’interno degli archivi, è possibile trovare sia i documenti in formato cartaceo che i documenti in formato digitale. In tal caso si parla di archivio ibrido.

Quale piattaforma scegliere per la gestione documentale

Un DMS (Document Management System) è senz’alcun dubbio un ottimo aiuto per tutte quelle aziende che si trovano a dover gestire una montagna di documentazione. Non è altro che un software di gestione elettronica documentale che viene incontro alle esigenze di ogni azienda. Secondo l’Osservatorio sul documento digitale, in Italia sono presenti ben 600 miliardi di fogli e 45 miliardi di documenti business che potrebbero essere digitalizzati proprio grazie a questi DMS. Una delle piattaforme di gestione documentale più utilizzata da aziende, private e non, è stata sviluppata da SIELCO.

SIELCO è una azienda italiana che realizza software da più di 40 anni. Nata alla fine degli anni ’70, quando ancora i computer non erano presenti nelle nostre vite come oggi, questa azienda è stata una delle prime a realizzare software di gestione documentale per grandi aziende.

L’esperienza accumulata negli anni ha fatto sì che SIELCO realizzasse software sempre più in linea con le esigenze di ogni azienda. Con il passare degli anni all’interno delle aziende nascono esigenze sempre nuove, dettate principalmente dall’evoluzione del mondo del lavoro: il passaggio dal cartaceo al digitale ha cambiato radicalmente le abitudini di tutte le aziende, dunque utilizzare un software di gestione documentale è diventato un aspetto fondamentale. I prodotti offerti da SIELCO garantiscono alle aziende la possibilità di de-materializzare documenti e di conservare in piena sicurezza dati che, se persi, causerebbero una significativa perdita economica che in alcuni casi comporterebbero persino il fallimento dell’attività stessa.

Oggi avere l’immediata disponibilità di tutta la documentazione è un aspetto necessario per ogni azienda. SIELCO, infatti, assicura la completa tracciabilità di ogni documento, il tutto nel pieno rispetto della privacy.

Software di gestione documentale offerti da SIELCO

SIELCO offre alla propria clientela un vasto portfolio. Si tratta di soluzioni pensate sia per le aziende che per i privati:

  • Archivia plus: si tratta di una soluzione pensata per tutti quei professionisti che necessitano di raccogliere digitalmente tutta la documentazione cartacea mediante un procedimento di Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva. Molte aziende scelgono di archiviare elettronicamente la propria documentazione per godere di vantaggi, economici e non. Per quanto riguarda la Conservazione Sostitutiva, questa è disciplinata dal Ministero delle Finanze attraverso linee guida che contemplano l’integrità e la leggibilità dei documenti stessi mediante l’utilizzo della firma digitale e della marcatura temporale. Attraverso questo software ogni utente avrà la possibilità di catalogare e raggruppare i documenti in dossier specifici
  • ARXivar: è una piattaforma pensata da SIELCO per tutti quegli utenti che necessitano di concentrare in un unico punto tutte le funzioni di una gestione documentale. Una delle caratteristiche principali di ARXivar è la versatilità con cui gestisce i flussi di lavoro aziendale. Questa piattaforma, dunque, si adatta a qualsiasi tipo di business soddisfacendone le esigenze;
  • Fatturazione elettronica: si tratta di uno dei procedimenti tra privati obbligatorio per legge. SIELCO ha ideato due soluzioni che assicurano la gestione totale del flusso di trasmissione e di archiviazione di fatture e ricevute: Teamsystem Digital Invoice e Fattura Facile;
  • Firma Digitale: è l’equipollente della classica firma. Questa, attraverso algoritmi informatici, viene convertita in formato digitale e garantisce l’autenticità del documento;
  • Conservazione elettronica a norma: si tratta di un’opzione che garantisce il valore legale di tutta la documentazione conservata. A ciascun documento vengono assegnati determinati elementi (come ad esempio la firma digitale) volti a preservarne il valore;
  • Si.Doc Portal: SIELCO mette a disposizione dei propri clienti un portale attraverso cui poter condividere la propria documentazione con utenti esterni, che possono essere clienti oppure fornitori.